Attualmente il mercato è soggetto a dei cambiamenti molto repentini e nello stesso tempo è estremamente competitivo. In situazioni come questa l’azienda deve essere gestita come un corpo omogeneo e quindi si devono integrare tra di loro le diverse app esistenti, in modo da formare un unico sistema informatico.
Per chi vuole mettere a punto questa soluzione esistono però dei problemi da risolvere, il primo dei quali è l’incompatibilità che potrebbe esistere tra i sistemi che controllano l’amministrazione aziendale, la produzione e le gestioni dei cicli “passivo e attivo”, che sono quasi sempre “non comunicanti” tra loro. Ecco che la soluzione migliore è rappresentata dal software gestionale che permette di aggregare in un unico posto tutte le principali applicazioni dell’azienda.
Software gestionali, ieri e oggi
Le vicende che hanno caratterizzato nel corso degli anni i software gestionali sono iniziate in tempi abbastanza lontani. Infatti i primi software, che sono stati i precursori dei sistemi più moderni che vengono usati attualmente, sono comparsi nel corso degli anni ’60 e ‘70, sviluppando delle soluzioni che permettevano programmazione e pianificazione delle attività aziendali, partendo dall’approvvigionamento delle materie prime, in accordo con i requisiti di fabbricazione, con i sistemi produttivi e con gli stock da tenere a disposizione in magazzino.
Oggi invece il software gestionale rappresenta un sistema integrato, composto da una serie di moduli applicativi per mezzo dei quali governare tutti i processi relativi ad una organizzazione aziendale. Questo concetto è diventato basilare negli anni ’90. In questi software, alle classiche funzionalità per la gestione dei processi di produzione, sono aggiunti “moduli orizzontali” che supportano i processi di vendita che non sono direttamente collegati alle attività di manufacturing.
Questi processi sono relativi alle funzioni della finanza aziendale, alla contabilità, alla gestione delle “risorse umane” e comprendono anche una serie di attività di base a livello della direzione aziendale come la pianificazione ed il controllo del budget, quella strategica, le attività di “reporting” e l’analisi dei costi. Il sempre maggiore avvento di Internet e l’utilizzo sempre più spinto che ne viene fatto come uno strumento per il business aziendale stanno portando ad altri cambiamenti per quanto riguarda i software gestionali in quanto ora si deve guardare anche all’amministrazione a livello “interaziendale” con il coinvolgimento dei clienti, dei fornitori e delle aziende partner.
Il software gestionale e i suoi vantaggi
Come abbiamo potuto vedere la storia dei “software gestionali”, è abbastanza lunga e la differenza basilare sta nel fatto che in passato venivano usati solo da poche realtà di grandi dimensioni, mentre oggi sono considerati strumenti indispensabili anche per piccole società.
Con il sempre maggiore utilizzo dei software gestionali si riescono anche ad ottenere una serie di importanti vantaggi per l’azienda. Tra questi i vantaggi sono rappresentati dalla velocità, precisione e sicurezza, in quanto questi software permettono di effettuare tutte le operazioni con grande rapidità ed inoltre di conservare tutte le tipologie di documenti con la massima sicurezza.
Altri vantaggi sono quelli relativi alla riduzione dei tempi di lavoro ed al suo costo, semplificando le varie operazioni da eseguire e dalla possibilità di incrociare tra di loro le analisi, i dati e i reporting.
Quali sono le cose che si devono considerare quando si sceglie un gestionale
Quando si decide di cambiare il proprio sistema ed arrivare ad un sistema gestionale è necessario fare attenzione ad alcuni elementi come la funzionalità, la semplicità di utilizzo, l’adeguamento al business dell’azienda e all’integrazione. Per quanto riguarda la funzionalità è necessario che i software gestionali siano in grado di rispondere alle esigenze di tutti i settori dell’impresa, mentre la semplicità di utilizzo è direttamente collegata all’efficienza del software, che seppur potente potrebbe non essere facilmente capibile e gestibile. Il sistema informatico inoltre deve essere capace di adattarsi alle varie aziende e non il contrario, mentre per l’integrazione, deve essere capace di collegarsi senza problemi si tutti i sistemi dei processi aziendali.