La tecnologia è in costante espansione e ogni giorno immette nel mondo importanti novità che migliorano la vita delle persone. L’ultima rivoluzione digitale che ha colpito la nostra società riguarda il settore del lavoro, in particolar mood quello da ufficio. Infatti negli ultimi anni si è sempre più diffusa la moda dello smart working, che ha cambiato profondamente il modo di intendere il lavoro. Adesso tutto si svolge nel proprio salotto, magari connessi ad una piattaforma online per poter fare la propria attività, oppure mettere timbri e fare riunioni. Insomma tutto quello che si faceva prima, tutti i timbri che si mettevano in ufficio, adesso lo si fa direttamente da casa. È una comodità senza precedenti che ha nettamente migliorato la produttività di molti impiegati, permettendogli di gestire il proprio tempo in base alle necessità personali.

Ma come si gestisce un ufficio in smart working? Quali caratteristiche non devono mancare? Proviamo a scoprirlo insieme!

Smart working, collaborare è fondamentale

Chiaramente prima della pandemia da Covid-19 che ha stravolto la nostra società, tutti erano abituati a lavorare in maniera sincrona. C’era l’ambiente dell’ufficio, il luogo perfetto dove svolgere le proprie attività, dove apporre timbri sui documenti, lavorando a stretto contatto con i propri colleghi. Questo ha certamente favorito le interazioni sociali, cosa che invece con lo smart working non accade o comunque in maniera minore rispetto a prima. Ora si sentono meeting aziendali solamente sulle piattaforme online, orari di lavoro direttamente da casa davanti a un pc.

Chiaramente quando parliamo di smart working parliamo di un sistema che da fuori può sembrare facile da gestire, ma che in realtà è molto più complesso di quel che sembra. Alla base di una buona gestione c’è sicuramente la collaborazione. Certo, questo fattore è importante anche quando si occupa uno stesso spazio lavorativo, ma mai come nelle mansioni da remoto risulta essenziale.

Ecco quindi che chi gestisce il team deve incentivare le videochiamate tra colleghi, collaborando insieme a un progetto, così da poter raggiungere insieme determinati obiettivi. Promuovendo il lavorare insieme si ottengono risultati molto importanti per l’ufficio, aumentando la produttività e il prestigio. Allo stesso modo, però, bisogna permettere ai dipendenti di avere gli strumenti giusti affinché questa collaborazione aumenti: chi organizza il tutto può elencare una serie di programmi per videochiamare, così da favorire il sistema.

Ma perché collaborare da casa risulta ottimale?

  •         rende il team più produttivo;
  •         evitare l’isolamento sociale;
  •         agevolare la creazione di relazioni professionali tra colleghi;
  •         favorire l’espressione delle proprie idee.

Da non sottovalutare la fiducia

Per chi gestisce un ufficio, passare allo smart working può essere estremamente complicato. Con il lavoro da remoto viene a mancare il controllo delle mansioni, in quanto adesso il dipendente è autonomo e libero. È qui che non bisogna far mancare il rapporto di fiducia. Chiaramente il non avere sott’occhio il dipendente pone il datore di lavoro ad avere fiducia della professionalità nel portare a termine compiti e mansioni, che sia mettere una serie timbri su dei documenti oppure mandare email ai clienti. Quello che conta nello smart working non è quanto si lavora, ma i risultati ottenuti.

Con lo smart working troviamo una nuova filosofia di gestione dell’ufficio che va a favore del dipendente, mettendo il supervisore in una fase diversa, che deve promuovere la fiducia e la collaborazione. Quello che si fa in questo caso è stare attenti alle necessità dell’azienda e dei suoi dipendenti, mantenendo un forte dialogo tra tutti gli attori in campo, così da ottenere il massimo dalla pratica di lavoro.

Cambia anche il proprio spazio, tra timbri e pc

La gestione dell’ufficio, infine, passa non soltanto per l’organizzazione del lavoro, ma anche del suo spazio. Adesso in casa c’è bisogno di creare un angolo in cui poter svolgere le mansioni, così da poter dedicare quelle ore alla produttività. Qui il lavoratore dovrà avere un pc che permetta di fare qualsiasi cosa, così come una serie di accessori fondamentali, come timbri, ferma carte, porta penne e porta documenti, e tantissimo altro ancora. È possibile anche aggiungere qualche elemento d’arredo, in modo da rendere tutto più confortevole, a patto che ci sia ordine. Lavorare nel caos non porta che ad altro caos, cosa che non accade se si lavora in un ambiente ordinato.

 

Di Alessandro Garoffi

Scrivo un blog sulle mie cose preferite e condivido i piccoli momenti della mia vita che mi rendono felice. La vita è troppo breve per non divertirsi.