L’archiviazione documenti cartacei è fondamentale, soprattutto quando si tratta di documenti di pubblica utilità. Il sistema di archiviazione documenti cartacei SGA Service consente all’ufficio del Comune o alla sede dell’ente di avere tutto in ordine, anche se non è ancora arrivata la svolta digitale. Quando si parla dell’archiviazione dei documenti cartacei, non ci si rende conto di un grande svantaggio…. Lo spazio immenso che serve a contenere tutta quella carta! I faldoni si accumulano di anno in anno. Risultato? È sempre più difficile reperirli quando servono. La situazione si complica nella Pubblica Amministrazione. Infatti, un’archiviazione poco attenta rallenta le procedure. Se le procedure sono più lente, le attività si fermano. Se le attività si fermano, tutto si ferma. Come rimediare? Ecco alcune soluzioni utili!
Come archiviare documenti cartacei ufficio pubblico, sistemi da scegliere
L’archivio dei documenti è un test di tenuta per l’ente pubblico. Aiuta a gestire le pratiche più difficili. Se ben tenuto, consente di ridurre tempi e costi per qualsiasi pratica. I vantaggi sono così per tutta la comunità. Da dove cominciare?
1. Scegliere la digitalizzazione
Prima o poi si deve fare. La Pubblica Amministrazione è sempre più digitale. Spid, fatturazione elettronica, CIE, PEC, e chi ne ha più ne metta! Più si va avanti e più si dovrà correre verso il digitale. C’è solo da capire se lo sportello di riferimento corre col fiatone o con slancio. Lo slancio è la digitalizzazione, una forma di archiviazione delle pratiche che permette di avere tutto a portata di click (o di Cloud, dato che si usa lo spazio digitale!).
2. Stoccare e decentralizzare
Molte realtà pubbliche già lo fanno da anni. Decentralizzare significa trovare nuovi luoghi dove conservare la documentazione più datata. Così, anche se non è a portata di mano, sarà comunque a disposizione quando serve. Decentralizzare, però, ha due svantaggi: i costi aumentano e ci vuole tempo per reperire un documento decentralizzato. Stoccare è già meglio. Infatti, si possono stoccare una serie di documenti in archivi esterni (pagando meno rispetto alla decentralizzazione). Quando serve il documento, se ne riceve una copia digitale immediata. Per ottenere l’originale in cartaceo, si potrà andare in sede in un secondo momento.
3. Copiare in backup
Un po’ rude, ma può avere il suo perché quando i documenti sono pochi. Si scansionano tutti i documenti e si crea una copia di backup su di un disco rigido. La procedura è semplicissima, ma ha bisogno comunque di un supporto cartaceo in caso di imprevisti. I documenti così archiviati non si potranno modificare. Può succedere, però, che il disco rigido abbia dei problemi perché i computer nuovi non lo leggono perché non è aggiornato. Può anche accadere che i dati si corrompano, vanificando il lavoro. Per questo, si fanno diverse copie di backup per sicurezza.
L’archiviazione documenti cartacei, come comunica con le aziende?
La Pubblica Amministrazione deve comunicare ai cittadini, altrimenti non è utile. L’archivio dei documenti cartacei deve essere sempre a disposizione. Come funziona la comunicazione con le aziende? Negli archivi cartacei si usa il protocollo. Si prendono i documenti dalle aziende, si inserisce un numero di protocollo e si archivia per fascicoli. Almeno, all’epoca funzionava così. Oggi le modalità stanno per cambiare.
Infatti, archiviare “alla vecchia maniera” richiede tempo che nessuno ha. Così si rischia di occupare gli addetti agli sportelli, con un costo per la PA e per il cittadino, generando però un disservizio invece che un servizio. La Storia d’Italia? Ma anche no. L’archiviazione documenti cartacei può essere più veloce usando una Pec. Infatti, l’azienda manda i documenti via Pec e l’ufficio della Pubblica Amministrazione li stampa e li protocolla come da proprie direttive.
Le persone non si affollano e l’archivio è pronto a fornire risposte immediate. Il modo con cui l’Amministrazione risponde ai cittadini è il criterio con cui il cittadino misura i servizi e non solo!
Archiviazione documenti cartacei, a chi rivolgersi
D’altra parte, i documenti raccontano la Storia di una città, o semplicemente della struttura in cui si trovano. Per questo, è importante dare il giusto valore alla documentazione, conservandola bene e nei tempi previsti. Per ottenere una soluzione di archiviazione per i documenti in cartaceo semplice, ci si può rivolgere direttamente ad SGA Service. L’azienda si occupa di gestire al meglio l’archiviazione dei documenti, anche in digitale!